Jäsenrekisteri
Yhdistyslain 11§
Yhdistyksen jäsenistä on hallituksen pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka (30.12.1992/1614)
Yhdistyksen jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua 1mom tarkoitettuihin tietoihin. Jäsenluettelossa olevien tietojen luovuttamisesta muutoin säädetään henkilörekisterilaissa(471/87) Luovuttamisesta päättää yhdistyksen hallitus.
Seuraavassa lainaus Yhdistysoikeus -Heikki Halila, Lauri Tarasti kirjasta
1.Jäsenluettelo ja sen pitäminen. (s.138)
Yhdistyksen hallituksen on pidettävä luetteloa yhdistyksen jäsenistä. Hallitus voi määärtä luettelon pitämisen jonkun jäsenensä, yhdistyksen virkailijan tai toimiston tehtäväksi. Riippumatta siitä, onko näin menetelty, hallituksella on vastuu siitä, että luetteloa pidetään asianmukaisesti. Hallitus voi myös aina määrätä, miten luetteloa pidetään ja mitä tietoja siihen merkitään. ( ks. HE 1988:64 s.31 ja KM 1984:1 s.176)
2.Jäsenluetteloon merkittävät tiedot (ks. s. 140)
YhdL 11§ 1 mom mukaan jäsenluetteloon on merkittävä kuknkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Vaatimus nimen merkitsemisestä täydellisenä koskee kaikkia jäsentyyppejä, yksityisiä henkilöitä, yhteisöjä ja säätiöitä. Samaa on sanottava kotipaikasta. Oikeushenkilöistä on merkittävä sääntöihin tai yhtiöjärjestykseen mrkitty kotipaikka ja yksysistä henkilöistä heidän kotikuntansa.
Yhdistyksen jäsenluetteloon voidaan merkitä muitakin kuin niitä tietoja, jotka siihen on lain mukaan merkittävä. Yhdistyksen hallituksella voikin huolellisuusvelvoitteensa perusteella velvollisuus merkitä jäsenluetteloon tai hankkia muulla tavoin yhdistyksessä talletettavaksi sellaisia tietoja, jotka ovat yhdistyksen kannalta tarpeellisia. Useimmissa yhdistyksissä on syytä merkitä luetteloon jäsenten postiosoitteet. Jos ne on merkitty jäsenluetteloon, siinä ei tarvita erikseen tiedostoa kotipaikasta.(kotikuntalaki)
Jäsenluettelossa voi olla myös tietoja muun muasssa jäsenyyden syntymisen ja päättymisen ajasta, jäsenamksuvelvoitteen hoitamisesta sekä jäsenten ammatista ja työpaikasta. Henkilörekisterilain säännösten vuoksi tällaisten tietojen rekisteröimisen on täytettävä laissa asetetut yhteys- ja tarpeellisuusvaatimukset. Edellä mainittujen tietojen osalta nämä vaatimukset säännönmukaisesti täyttyvätkin. ( ks. s. 101-104) Sen sijaan esimerkiksi henkilötunnuksen merkitsemiseen on voitava osoittaa erityinen tarve. Selliaiseksi ei kelpaa pelkästään se, että tunnusten käyttö helpottaa tietojen käsittelemistä. (ks. s 104-107)
Joissain tapauksissa on hyväksyttävänä pidettävä myös tietojen merkitsemistä jäsenten harrastuksista ja jäsenyyksistä muissa yhdistyksissä, joiden toiminta on lähellä kysymyksessä olevan yhdistyksen tarkoitusta. Arkaluonteisia tietoja kuten tietoja jäsenen yhteiskunnallisesta, poliittisesta tai uskonnollisesta vakaumuksesta taikka terveydentilasta ei saa henkilörekisterilain 6-7§ osoitetuin tavoin merkitä jäsenluettelon ilman jäsenen suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa.
3. Jäsenen oikeus saada tietoja jäsenluettelosta ( s 141)
Yhdistyksen jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua niihin tietoihin, jotka on lain mukaan tullut merkitä jäsenluetteloon. Yhdistys ei voi mihinkään syyhyn vetoamalla evätä jäseneltä tämän oikeuden käyttämistä, ei esimerkiksi sillä perusteella, että jäsen ilmoittaisi yhdistyksen arvelun mukaan tietoja ulkopuoliselle tai käyttäisi niitä yhdistystä vastaan. Yhdistyksen jäsen ei voi myöskään kieltää jäsentietojensa luovuttamista jäsenkumppanilleen. Tietojensaantioikeus on vain yhdistykseen suoraan kuuluvalla jäsenellä. Niinpä esimerkiksi puolueen perujärjestön jäsen saa tiedot vain oman perusjärjestönsä jäsenistä ja ammattiosaston jäsen oman ammattiosaston jäsenistä. (Km 1984:1 s. 177)
Laissa ei ole säädetty siitä tavasta, jolla jäsenluetteloon tutustumisen oikeus voidaan toteuttaa. Luettelosta ei atrvitse antaa otteita tai jäljennöksiä, vaikka se olisi teknisesti vaivatonta. Jäsenelle on sen sijaan varattava mahdollisuus saada jäsenluettelo käsiinsä siinä paikassa, jossa sitä pidetään tai säilytetään. Hänellä on niin ikään oikeus tehdä luettelosta muistiinpanoja. Jäsenelle on pyydettäessä annettava tietoja myös puhelimitse tai kirjeitse, mikäli tästä ei aiheudu yhdistykselle kohtuutomasti vaivaa ja mikäli jäsen on valmis korvaamaan yhdistykselle aiheutuvat kulut. ( ks. s 141-145)
Yhdistyksen jäsenenä olevalla yksityisellä henkilöllä on oikeus saada henkilörekisterilain 11§:n perusteella kaikki ne tiedot, jotka hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenluetteloon. Yhdistys voi antaa myös kaikille jäsenilleen ne tiedot, jotka on voitu merkitä jäsenistä jäsenluetteloon. Halutessaan yhdistys voi jakaa jäsenilleen jäsenluettelosta painetun kappaleen.
4. Jäsenluettotietojen luovuttaminen sivullisille
Jäsenluettelotietojen luovuttamisesta muille kuin yhdistyksen omille jäsenille säädetään henkilörekisterilaissa. YhdL 11§:n 2 mom on lisäksi säädetty, että tietojen luovuttamisesta voi päättää yhdistyksen hallitus.
12§ Jäseneksi liittyminen
Sen, joka tahtoo liittyä yhdistyksen jäseneksi, on ilmoitettava aikomuksestaan yhdistykselle. Jäsenenksi hyväksymisestä päättää hallitus, jollei säänöissä ole toisin määrätty.
2. Liittymisaikomusta koskeva tahdonilmaisu (s 147, 4.kappale
Jäseneksiliittymistahto voidaan ilmaista suullisesti tai kirjallisesti esimerkiksi täyttämällä yhdistyksen jäseneksiliittymiskaavake. Tahdonilmaisua ei tarvitse esittää henkilökohtaisesti, ellei yhdistys sitä vaadi. Asiamiehen käyttö on näin sallittu. Oikeushenkilöt eivät voikaan hakea jäsenyyttä muuten kuin edustajansa kautta.
Monissa yhdistyksissä jäsenmaksukaavakkeen täyttäminen ja maksun maksaminen on jäseneksi liittymisen tapa. Tämä täyttää laissa asetetun vaatimuksen. Kyseessä on säännönmukaisesti kuitenkin vasta liittymistahtoa koskeva ilmaisu. Yhdistyksen on vielä tehtävä päätös jäsenyyden hyväksymisestä. Jäsenmaksukaavakkeiden tarjoaminen yleisölle on kehotus hakea jäsenyyttä, oikeustoimiopillista vertailua käyttäen kehotus tarjouksen tekemiseen. tilanne on toinen silloin, kun yhdistyksen jäsenhakemuksista päättävä elin on lähettänyt tietylle henkilölle kehotuksen liittyä yhdistykseen. (ks. s 76)
Suostumus on oltava yksilöllisesti ilmaistu mutta ei sen sijaan välttämättä nimenomainen. (ks.s 73) Konkludenttinenkin toimi on riittävä niin kuin jäseneksi tulemista koskevan tahdonilmaisun osalta muutenkin. Konkludenttiseen tahdonilmaisuun vetoavan on voitava osoittaa väitteensä totuudenmukaisuus. Konkludenttisuus voi ilmetä muun muassa osallistumisena yhdsityksen toimintaan.
( referaatin kirjoittajan selvennys :Konkludenttinen tarkoittaa osallistumista yhdistyksen toimintaan, ymmärtäen ja hyväksyen yhdistyksen toimintaperiaatteet sekä sen, että jäsenyys kuuluu olla hoidettuna. Yhdistys voi näin merkitä henkilön jäsenluetteloon ja periä jäsenmaksun. Yhdistyksen toimihenkilöksi valintaa tulisi henkilön vastustaa, ellei haluasi liittyä jäseneksi.)
14§ Yhdistyksestä erottaminen
Yhdistys voi erottaa jäsenen säännöissä mainitulla erottamisperusteella. yhdistyksellä on kuitenkin aina oikeus erottamiseen, jos jäsen:
1) on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut;
2) on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä; tai
3) ei enään täytä laissa tai yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
15§ Erottamismenettely (Jäsenmaksun laiminlyönti)
Jäsenen erottamisesta päättää yhdistys kokouksessaan, jollei säänöissä ole toisin määrätty. Päätöksessä on mainittava erottamisen syy. Jäsen ei ole yhdistyksen kokouksessa esteellinen äänestämään itseään koskevasta erottamisasiasta.
Ennen päätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa paitsi, milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen.
Jos erottamisesta sääntöjen mukaan päättää hallitus, voidaan säännöissä määrätä, että jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen säännöissä määrätyssä ajassa yhdistyksen kokouksen ratkaistavaksi.
Säännöissä voidaan määrätä, että yhdistys voi katsoa jäsenen eronneeksi yhdistyksestä, jos on jättänyt jäsenmaksunsa säännöissä määrätyn ajan maksamatta.
2. Toimivaltajako erottamisessa (s. 199 4. kappale )
Sallittua ei voi olla sekään, että jäsenyyden päättyminen liittyisi pelkästään yhdistyksen jäsenrekisterin pitämiseen. Jäsenrekisterin hoitaja ei voi poistaa jäsenrekisteristä esimerkiksi jäsenmaksunsa maksamatta jättäneitä, ellei erottamisesta ole tehty yhdistyksessä nimenomaista päätöstä. Yhdistyksen toimielin ei voi antaa jäsenrekisterin pitäjälle sellaista pysyvää toimiohjetta, jonka mukaan jäsenluettelosta olisi esimerkiksi jokaisen vuoden viimeisenä päivänä poistettava jäsenmaksunsa laiminlyöneet tai jäsenkelpoisuutensa menettäneet. ( ks. s 83-84)
Erottaminen on asia, josta on aina päätettävä erikseen. Erottamisen ei sen sijaan tarvitse olla korostetun yksilöllinen toimenpide. Kokouksessa voidaan päättää erottaa erillisessä liitteessä mainitut jäsenet tarvitsematta lukea tai muuten mainita erikseen jokaisen nimeä.