Yhdistyksenkokouksen pöytäkirjan julkisuus
Alla olevasta lakimiehen vastauksesta nähdään Petsamo-Seuran toteuttavan suurta julkisuutta seuran toiminnan osalta.
Lakimies vastaa toukokuu 2008
Kenellä on oikeus saada lukea seuran pöytäkirjat ja tilit? Missä pöytäkirjoja ja kirjanpitoa tulisi säilyttää?
Vastaus
Yhdistyslaissa on säädetty yhdistyksen pöytäkirjojen julkisuudesta. Säännöksen mukaan jokaisella yhdistyksen jäsenellä on oikeus saada yhdistyksen tai valtuutettujen kokousten pöytäkirjat nähtäväkseen. Julkisuus ei kuitenkaan koske salaisen äänestyksen tai vaalin äänestyslippuja, joten niitä ei tule liittää julkisiin pöytäkirjoihin. Lakiin perustuvaa nähtäväksisaantioikeutta ei kuitenkaan ole yhdistyksen hallituksen kokouksen pöytäkirjoihin.
Liittomuotoisessa yhdistyksessä jäsenellä tarkoitetaan vain liiton varsinaisia jäsenyhdistyksiä, ei näiden henkilöjäseniä. Yhdistyksen ulkopuolisilla henkilöillä ei siis lähtökohtaisesti ole oikeutta vaatia yhdistyksen pöytäkirjoja nähtäväkseen. Tilintarkastajalla on kuitenkin oikeus pöytäkirjojen nähtäväksi saamiseen silloinkin, kun hän ei ole yhdistyksen jäsen, kun se liittyy tilintarkastukseen.
Huomioitavaa on jäsenen oikeus saada pöytäkirjat nähtäväkseen. Näin ollen yhdistyksellä ei ole lakiin perustuvaa velvollisuutta antaa jäljennöksiä tai otteita pöytäkirjasta jäsenellekään. Jäsen voi omalla kustannuksellaan tietysti kopioida nähtäväksi saamiaan asiakirjoja.
Käytännössä yhdistys voi noudattaa laveampaa julkisuutta asiakirjojenkin osalta. Mikäli asiasta ei ole määräystä yhdistyksen säännöissä tai päätösvaltaa käyttävä toimielin muuta päätä, julkisuudesta päättää yhdistyksen hallitus tavanomaisena hallintoon kuuluvana asiana. Hallitus päättää siten pöytäkirjan luovuttamisesta ulkopuoliselle ottamalla huomioon velvollisuutensa hoitaa yhdistyksen asioita huolellisesti ja valvoa yhdistyksen etua.
Hallituksen tehtävänä on myös huolehtia pöytäkirjojen asianmukaisesta säilyttämisestä ja arkistoimisesta. Tämä sisältyy jo hallituksen velvollisuuteen hoitaa huolellisesti yhdistyksen asioita. Käytännössä asiakirjojen säilytys ja arkistointi voi olla järkevää järjestää tiloihin, joista myös yhdistyksen muuta toimintaa hoidetaan, esimerkiksi toimistolle. Estettä asiakirjojen säilyttämiselle muualla ei ole, kunhan se on hoidettu asianmukaisesti. Arkistoinnin asianmukaisuudessa tulee kiinnittää huomiota muun muassa palo- ja murtosuojaukseen.
Turo Järvinen
varatuomari
turo.jarvinen@legistum.fi
Kirjoittaja toimii Asianajotoimisto Legistum Oy:n lakimiehenä ja on erikoistunut yhdistys- sekä urheiluoikeuteen.